#13 - CÁCH QUẢN LÝ FILE TIẾT KIỆM HÀNG NGHÌN CÚ CLICK CHUỘT
Dù làm với ai, làm bao nhiêu dự án, team bao nhiều người, thì mình khuyên rằng vẫn nên chuyên nghiệp trong việc quản lý file. Căn phòng bạn có thể lộn xộn theo cách của bạn, nhưng trong công việc thì tuyệt đối đừng nên bừa bãi.
Quản lý file ngăn nắp không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, công sức, mà nó còn thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho đối tác hoặc các thành viên khác trong team.
1/ Luôn đánh số thứ tự cho thư mục theo thời gian
Việc đánh số tuy đơn giản nhưng lại giảm thời gian tìm file đi rất nhiều, vì thư mục mới nhất sẽ luôn xuất hiện ở đầu (hoặc cuối tuỳ cách bạn sắp xếp). Các file cũ cũng sẽ luôn nằm ở cùng một vị trí, giúp dễ dàng ghi nhớ vị trí của nó và tìm được ngay khi cần.
Thử tưởng tượng cứ mỗi lần thêm một dự án mới vào, thì mọi thứ lại bị đổi vị trí, mất cả ngày để tìm file mất.
2/ Đặt tên thư mục ngắn gọn nhưng đủ để hiểu có gì bên trong nó
- Đừng đặt chung chung khiến chính bản thân bạn cũng không biết có gì bên trong.
- Đừng đặt quá dài dòng, chi tiết, đánh số, ghi mã số hoặc ký tự viết tắt quá nhiều.
- Đừng đặt tên mà chỉ một mình bạn hiểu. Dù cho là dự án cá nhân chỉ làm một mình, hay làm với team, hay phải bàn giao working files cho khách thì mình vẫn đặt tên file theo cách dễ hiểu nhất. Vì 2 lý do:
Thứ nhất: Khi có vấn đề gấp thì việc giao file cho người khác cũng dễ dàng, thuận tiện hơn rất nhiều. Bạn sẽ không thể nào biết được vấn đề gì sẽ xảy ra với mình, nên việc lưu trữ để ai cũng hiểu là cực kỳ quan trọng, đặc biệt trong những lúc cấp bách thì bạn sẽ càng thấy lợi ích của nó.
Thứ hai: Tập để nó trở thành thói quen, khi làm việc với các khách hàng chuyên nghiệp hơn cũng không bị bỡ ngỡ hoặc mất điểm trong mắt họ.
3/ Tuyệt đối không dùng tiếng Việt có dấu
Sẽ là cơn ác mộng nếu import file vào phần mềm mà dùng tiếng Việt có dấu. Bạn sẽ mất cả buổi để ngồi fix lỗi, nhiều khi còn hỏng cả file.
Nếu có thể, hãy luôn dùng tiếng Anh để đặt tên file thiết kế. Tất cả các phần mềm hiện tại đều sử dụng tiếng Anh, vậy nên, dù làm với khách hàng nào, thì việc dùng tiếng Anh sẽ giúp file dễ được tối ưu hơn, tránh gây các lỗi vặt không đáng có.
4/ Đừng tạo quá nhiều thư mục con
Hãy đảm bảo rằng bạn không phải click chuột 20 lần chỉ để mở 1 tấm ảnh nằm sâu trong một cây thư mục gia phả dài sòng sọc.
5/ Các file cùng loại nên nằm chung một thư mục
Nếu phải gửi hình ảnh và video cho khách, hãy đảm bảo bạn có ít nhất là 2 thư mục là “Hình ảnh” và “Video”. Đừng bao giờ để những thứ không giống nhau nằm chung với nhau nhé, vừa không đẹp mắt, vừa khó tìm file.
6/ Đừng “Finalllllllllllllllllllll”, hãy “TênJob_Version01”, “TênJob_Version02”, …
Hãy tập thói quen luôn đánh số cho các file thiết kế từ đầu, phiên bản đầu tiên luôn phải là TênJob_01. Cứ thế đánh tiếp đến khi duyệt thì thôi. Nhìn vừa gọn đẹp, chuyên nghiệp, lại dễ tìm hơn biết bao nhiêu.
7/ Đừng đặt tên file trùng lập tên thư mục
Nếu nó đã nằm trong thư mục PNG, thì sẽ không cần phải: Photo_PNG_01 nữa đâu, vừa dài vừa không cần thiết.
8/ Không dùng tên riêng của bạn đặt cho file
Nếu muốn phân biệt với file của thành viên khác trong team, chỉ cần đặt tên bạn cho tên thư mục tổng lớn nhất. Đừng lấy tên riêng đặt cho các file thiết kế/hình ảnh/video hoặc các thư mục nhỏ bên trong nhé, rất không chuyên nghiệp đấy.
